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Büroplanung: Schritt für Schritt zum idealen Büro mit dem Büroplaner
Gute, erfolgreiche Büroplanung bedeutet weit mehr als nur ein Flächennutzungskonzept zu erstellen und Büromöbel auszuwählen. Veränderte Arbeitswelten wie New Work und hybrides Arbeiten haben einen massgeblichen Einfluss auf die Gestaltung moderner Büros. Ein zentrales Schlagwort ist daher Flexibilität – nicht nur bei den einzelnen Arbeitsplätzen, sondern auch bei ganzen Grundrissen.
Gründe für eine professionelle und kompetente Büroplanung
Die Basis für eine durchdachte Büroplanung und ein strategisches Bürokonzept ist ein fundiertes Raumkonzept, das von erfahrenen Profis unter Berücksichtigung von Faktoren wie Raumakustik und Standort erarbeitet werden sollte.
Ein modernes Bürokonzept und eine professionelle Büroplanung sind wertvolle Investitionen, die sich langfristig auszahlen – nicht nur bei der Motivation der Mitarbeitenden, sondern auch bei deren Effizienz und Leistungsbereitschaft.
Die folgenden Aspekte sind bei der Büroplanung besonders entscheidend:
1. Flächeneffizienz
Desk-Sharing und Homeoffice bedeuten Platzersparnis: Effizient geplante Flächen können 20 % mehr Mitarbeitende aufnehmen.
2. Ergonomische Aspekte
Rückenschonendes und präventives Arbeiten steigert nicht nur die Gesundheit der Mitarbeitenden und beugt Rücken- und Nackenbeschwerden vor, sondern erhöht auch die Leistungsbereitschaft.
3. Motivation & Wohlbefinden
Hochqualifizierte Mitarbeitende lassen sich nicht nur durch das entsprechende Gehalt gewinnen. Auch weiche Faktoren wie ein gut geplantes Büro mit wohnlicher Atmosphäre sind heute entscheidend. Zudem fördert ein schönes Arbeitsumfeld die Motivation und Leistungsbereitschaft.
Fragen vor der Büroplanung
Bevor Grundriss und Arbeitsplätze geplant werden, müssen einige grundlegende Entscheidungen getroffen werden. So muss vorab ein Gesamtkonzept definiert werden, das die gewünschte Arbeitsumgebung und Unternehmenskultur umfasst.
Büroplaner müssen sich daher zu Beginn des Planungsprozesses mit dem Unternehmen zusammensetzen und folgende Fragen klären:
- Welchen Platzbedarf hat das neue Büro? Welcher Grundriss wird angestrebt?
- Wie viele Mitarbeitende benötigen wie viel Platz?
- Wie viel Fläche soll individuell und wie viel gemeinschaftlich genutzt werden, und wie soll das Verhältnis von offenen zu geschlossenen Räumen sein?
- Welche Mitarbeitenden arbeiten vorwiegend im Team und wer benötigt verschiedene Rückzugsmöglichkeiten?
- Inwieweit spielen New-Work-Konzepte und hybrides Arbeiten bei der Planung eine Rolle?
- Welche gesetzlichen Vorgaben müssen erfüllt werden?
- Welches Arbeitsplatzkonzept wird verfolgt und welche Möbel sind dafür erforderlich?
- Soll die Büroplanung Shared Desks berücksichtigen und gibt es Räume, die mehrfach genutzt werden?
- In welcher Form sollen moderne Kommunikationszonen wie eine Cafeteria oder eine Bibliothek für den informellen, sozialen Austausch gestaltet sein?
- Was braucht es sonst noch in der modernen Büroplanung, um neue Mitarbeitende zu gewinnen?
Büroplanung: Räume richtig planen
Zu Beginn der Büroplanung steht die Betrachtung der räumlichen Gegebenheiten. Muss der bestehende Grundriss angepasst werden, um die gewünschte Arbeitsweise zu ermöglichen? Oder ist flexibles, agiles Arbeiten problemlos möglich?
Sobald dies geklärt ist, kann die Büroplanung starten.
Büroplanung nach Nutzungszweck
Zuerst muss der Grundriss in verschiedene Bereiche mit unterschiedlichen Zwecken unterteilt werden. Dabei legt der Büroplaner anhand eines Raumprogramms fest, welche Funktionsbereiche an welchen Stellen im Gebäude geplant werden.
Dies basiert auf der Anzahl der Einzelarbeitsplätze; anschliessend werden funktionale Arbeitsplätze sowie Empfang, Mittelzonen und Rückzugsbereiche eingeplant.
Entscheidend für diesen Schritt der Büroplanung: Die Struktur der Büroarbeitsplätze muss sich am Arbeitsablauf der Mitarbeitenden orientieren. Denn je individueller ein Arbeitsplatz auf die Mitarbeitenden zugeschnitten ist, desto effektiver können sie arbeiten.
1. Empfangs- und Wartebereich
Der Empfang vermittelt Gästen und Kunden den ersten Eindruck des Unternehmens und sollte entsprechend repräsentativ gestaltet sein.
Der Empfang sollte zentral am Eingang geplant werden, damit er auf alle Personen wirkt, die die Büroflächen betreten. Ein heller, offener Innenraum wirkt stets positiv und einladend.
Zudem sollte geklärt werden, ob am Empfang ein permanenter oder ein temporärer Arbeitsplatz eingerichtet werden soll.
2. Konferenzraum und Rückzugszonen
Besprechungsräume für längere Konferenzschaltungen oder interne Termine sind ein wichtiger Bestandteil der Büroplanung. Die Art der Nutzung sollte vorab geklärt werden, damit die technische Ausstattung, allfällige Verdunkelungsmöglichkeiten sowie multifunktionale Büromöbel oder Raumtrenner in die Planung einbezogen werden können.
Zudem braucht es sogenannte Mittelzonen für kurze Besprechungen und informelle Meetings zwischendurch.
3. Arbeitsplätze
Mitarbeiterarbeitsplätze sind das Herzstück jedes Büros. Egal, ob sich die Arbeitsplätze in klassischen Einzelbüros, Gruppenbüros oder Grossraumbüros befinden: Für eine erfolgreiche Büroplanung bestimmen die individuellen Arbeitsabläufe die funktionale und innovative Gestaltung.
Es ist zwingend erforderlich, die gesetzlichen Vorgaben zu Mindestarbeitsflächen, Raumgrössen und -höhen sowie Verkehrs- und Bewegungsflächen einzuhalten. Bei Nichteinhaltung haftet der Arbeitgeber.
So ist es beispielsweise wichtig, dass der Arbeitsplatz parallel zum Fenster geplant wird, damit das Licht im 90°-Winkel auf den Bildschirm fällt und die Mitarbeitenden nicht geblendet werden – ein zentraler Aspekt, der oft bei der Gestaltung von Anwaltskanzleien berücksichtigt wird.
4. Chefbüro
Viele moderne Büros verzichten heute auf das klassische Chefbüro und integrieren den Arbeitsplatz für CEOs oder Führungskräfte in die offene Bürofläche, um Hierarchien so flach wie möglich zu halten.
Soll dennoch ein Büro für die Geschäftsleitung geplant werden, gibt es hierfür – im Gegensatz zu Mitarbeiterarbeitsplätzen – keine gesetzlichen Vorschriften zur Raumgrösse oder Anordnung der Arbeitsplätze. Der Kreativität bei der Gestaltung sind daher keine Grenzen gesetzt.
5. Kreativzone
Kreativzonen sind multifunktionale Räume, die den Mitarbeitenden in angenehmer Umgebung genügend Freiraum für Brainstorming bieten, ohne andere bei ihrer täglichen Arbeit zu stören.
Die vielfältigen Funktionen von Kreativzonen spiegeln sich auch im Mobiliar wider. So gehören beispielsweise mobile Raumtrenner, flexible Tische und Sitzgelegenheiten sowie beschreibbare Wände zur Ausstattung.
6. Pausenraum & Küche
Wohlfühlen steht bei der Planung von Bereichen, die primär der sozialen Interaktion dienen, an oberster Stelle.
Pausenräume sind Orte, an denen Mitarbeitende ihre Batterien aufladen und neue Energie für anstehende Aufgaben tanken. Pausenbereiche wie Bibliotheken, Cafés und Küchen müssen daher als echte Wohlfühlorte gestaltet sein, damit sich die Mitarbeitenden dort gerne zum Austausch und zur Entspannung zurückziehen. Gelingt dies, steigern schöne Pausenräume nicht nur die Motivation und Kreativität, sondern auch die Leistungsbereitschaft.
Ein stimmiges Farbkonzept, eine gute Beleuchtung und Pflanzen sollten daher fester Bestandteil der Büroplanung für diese Bereiche sein.
Extra-Plus: Falls Aussenbereiche wie eine Terrasse oder ein Balkon vorhanden sind, sollten auch diese so einladend wie möglich gestaltet werden.
Büroplanung für Open-Space-Büros
Open-Space-Büros sind die moderne Alternative zum klassischen Grossraumbüro. Der Unterschied: Bereiche für konzentriertes Arbeiten sowie lebendige Kommunikationszonen sind innerhalb offener Flächen integriert.
Akustikelemente oder Raumtrenner gliedern das Grossraumbüro in einzelne Bereiche und schaffen so eine angenehme, ruhige Arbeitsumgebung.
Ob Grossraumbüro oder offene Bürostruktur: Bei der Büroplanung sollte darauf geachtet werden, dass jeder Mitarbeitende genügend Privatsphäre hat. Um ausreichend individuellen Freiraum zu gewährleisten, können Raum-in-Raum-Systeme sinnvoll sein. Meeting- oder Telefonboxen sowie Bereiche für längere Telefonate und Videokonferenzen dienen als individuelle Rückzugsorte.
Der Einsatz einer Bürobox kann gerade in offenen Bürolandschaften eine diskrete und schallisolierte Möglichkeit bieten, um ungestört Videokonferenzen zu führen oder konzentriert und abgeschirmt zu arbeiten – so entsteht ein Gleichgewicht zwischen kollektivem Austausch und persönlichem Rückzug.
Büroplanung & Raumgrössen
Seit 2004 gibt es zwar keine spezifischen Vorgaben mehr für die Mindestfläche pro Arbeitsplatz, aber es existieren entsprechende Empfehlungen. So sollten in kleinen Büros 8–10 Quadratmeter pro Arbeitsplatz eingeplant werden, in Grossraumbüros 12–15 Quadratmeter.
Für die Raumhöhen am Arbeitsplatz gibt es zudem Vorgaben, um eine ausreichende Luftqualität sicherzustellen:
- bis 50 m²: mindestens 2,50 m
- mehr als 50 m²: mindestens 2,75 m
- mehr als 100 m²: mindestens 3,00 m
- mehr als 2000 m²: mindestens 3,25 m
Eine gute Büroplanung orientiert sich an wirtschaftlichen Kennzahlen, schafft aber auch einen hohen Wohlfühlfaktor, der sich langfristig in der Mitarbeiterzufriedenheit und Leistungsbereitschaft auszahlt.
Büroplanung & Desk-Sharing
Shared Desks sind eine kosteneffiziente Möglichkeit, teure Büroflächen optimal zu nutzen. Da wir uns im Zeitalter von New Work befinden, bleiben immer mehr Arbeitsplätze unbesetzt.
Desk-Sharing ist daher sinnvoll, da Mitarbeitende keine festen Schreibtische mehr haben, sondern sich ihre Arbeitsplätze mit anderen teilen. Der Vorteil für Arbeitgeber: geringere Miet- und Nebenkosten sowie Einsparungen beim Inventar.
Tipp: Bei der Einführung von Shared Desks ist es ratsam, die Mitarbeitenden in die Planung einzubeziehen, um alle Bedürfnisse zu berücksichtigen.
Büroplanung: IT-Infrastruktur
Zu einer durchdachten Büroplanung gehört auch die IT-Infrastruktur. Das bedeutet, im Vorfeld zu überlegen, wo Drucker und Kopierer am besten platziert werden. Idealerweise sollten sie von jedem Arbeitsplatz aus gut erreichbar sein. Zudem sollten Papier- und Tonervorräte in unmittelbarer Nähe untergebracht werden und ein kleiner Rückzugsbereich für informelle Gespräche angeschlossen sein.
Büroplanung & Wohlbefinden
Das A und O für zufriedene, gesunde Mitarbeitende und eine produktive Arbeitsatmosphäre ist ein Umfeld, in dem sich alle wohlfühlen und das flexibel an die individuellen Bedürfnisse jedes Einzelnen angepasst werden kann.
Beleuchtung in der Büroplanung
Eine gute Beleuchtung schont nicht nur die Augen, sondern fördert auch die Konzentration und steigert die Leistungsfähigkeit.
Eine ausreichende Grundbeleuchtung durch Deckenleuchten sollte bereits in der Büroplanung berücksichtigt werden, da sich Deckenspots nachträglich nur schwer installieren lassen.
Gemäss gesetzlicher Vorschriften müssen Arbeitsflächen mit 500 Lux beleuchtet sein. Die beste Lösung ist eine Kombination aus Pendelleuchten und Schreibtischlampen, die blendfreies Licht abgeben und idealerweise dimmbar sind, damit jeder Mitarbeitende seine Lichtverhältnisse individuell regulieren kann.
Zusätzliche Steh- und Tischleuchten schaffen Lichtinseln auf verschiedenen Höhen und verleihen dem Büro eine wohnlichere Atmosphäre.
Tipp: Statten Sie alle Lichtquellen mit energiesparenden, langlebigen LED-Lampen aus und wählen Sie für die Arbeitsplatzbeleuchtung kühles Licht, da dies die Konzentration fördert.
Akustik
Gibt es Bereiche im Büro, in denen viel telefoniert oder diskutiert wird? Das oberste Ziel sollte hier sein, den Lärmpegel zu senken, um eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen.
Bürotrennwände wie mobile Wandsysteme oder hängende Akustikelemente eignen sich je nach räumlichen Gegebenheiten ideal, um störende Geräusche zu schlucken.
Tipp: Teppichböden eignen sich ebenfalls hervorragend, um den Lärmpegel weiter zu reduzieren.
Lüftung & Heizung
Ein gesundes Raumklima beugt nicht nur Kopfschmerzen vor, sondern hat auch einen direkten Einfluss auf das Wohlbefinden, die Kreativität und die Produktivität.
Lüftungs- und Heizmöglichkeiten sollten bereits zu Beginn der Büroplanung vom Architekten berücksichtigt werden. Grundsätzlich ist zu entscheiden, ob eine natürliche Belüftung über Fenster, eine elektrische Lüftung oder eine Vollklimatisierung die sinnvollste Option ist.
Beim Thema Heizung stellt sich die Frage, ob klassische Heizkörper oder eine Fussbodenheizung die bessere Wahl sind.
Bodenbeläge
Sollten im Büro harte oder weiche Böden verlegt werden? Es ist zu beachten, dass der Bodenbelag akustische Auswirkungen hat: Weiche Teppiche dämpfen den Schall, während harte Böden wie Parkett, Stein oder Linoleum den Vorteil haben, dass sie leichter zu reinigen und somit hygienischer sind.
Es ist auch möglich, in verschiedenen Bürobereichen unterschiedliche Böden zu verlegen. Im Eingangsbereich sind jedoch aufgrund des hohen Durchgangsverkehrs und des witterungsbedingten Schmutzes pflegeleichte Hartböden vorzuziehen, während weiche Teppiche in gemütlichen Lounge-Bereichen einladender und wohnlicher wirken.
Designkonzept für die Büroplanung
Ein stimmiges Design ist für eine erfolgreiche Büroplanung unerlässlich. Nur mit einem durchdachten Farb- und Einrichtungskonzept können sich die Mitarbeitenden wohlfühlen, was zu einer Steigerung von Motivation und Produktivität führt.
Farbgestaltung
Ein wichtiger Teil der Büroplanung ist ein stimmiges Farbkonzept. Schliesslich wirken Farben unterbewusst und beeinflussen sowohl das Wohlbefinden als auch die Leistung. Generell ist es ratsam, Farben sparsam einzusetzen und auf matte Oberflächen zu setzen – das wirkt ruhiger. Eine farbig gestrichene Akzentwand oder ein einzelner farbiger Streifen genügen, um den Räumen einen farblichen Akzent und eine wohnliche Note zu verleihen.
Wohlfühlambiente
Der oft genannte Wohlfühlfaktor ist essenziell und sollte ebenfalls Teil des Designkonzepts sein. Wenn man sich wohlfühlt, wird das Denken angeregt und man empfindet weniger Druck und Stress. Eine bessere Stimmung führt wiederum zu einer höheren Leistungsbereitschaft. Ein schönes Büro stärkt zudem die Bindung an das Unternehmen.
In der Büroplanung lässt sich ein echtes Wohlfühlambiente am besten erreichen, indem man nicht nur funktionale, sondern auch schöne, wohnliche Möbel wählt und Pflanzen sowie natürliche Materialien einsetzt.
Wenn Büros wohnlicher gestaltet werden, machen Unternehmen einen grossen Schritt in Richtung Wohlbefinden und Mitarbeiterzufriedenheit. Lesen Sie mehr über Bürogestaltung für Anwaltskanzleien in unserem weiteren Artikel, um zu erfahren, wie sich diese Prinzipien auch in Kanzleien erfolgreich umsetzen lassen.
Büroplanung: Mobiliar
Der letzte Schritt der Büroplanung ist die Auswahl von Bürostühlen, Schreibtischen und Stauraummöbeln. Für ein wohnliches Ambiente empfiehlt es sich, nicht nur auf die Funktionalität zu achten, sondern auch auf
Optik und Komfort.
Bürostühle
Schöne, ergonomische Drehstühle sind ideal für die Büroplanung. Höhenverstellbare Bürostühle sind unerlässlich – gerade im New-Work-Büro, wo sich mehrere Mitarbeitende einen Arbeitsplatz teilen, müssen Stühle individuell anpassbar sein. Das fördert sowohl die Rückengesundheit als auch die Motivation der Mitarbeitenden.
Schreibtische
Schöne Schreibtische in warmen Holztönen sind ideal, um eine wohnliche Atmosphäre zu schaffen. Es muss keineswegs echtes Massivholz sein. Es gibt genügend kostengünstigere Alternativen in Holzoptik.
Die Grösse der Schreibtische ist zudem gesetzlich geregelt. So ist eine Mindestarbeitsfläche von 1,28 Quadratmetern pro Mitarbeitendem vorgeschrieben. Hinzu kommen Vorschriften zur Tischtiefe, die bei der Büroplanung berücksichtigt werden müssen.
Tipp: Das moderne Büro sollte zudem mit höhenverstellbaren Schreibtischen oder Stehpulten in Kombination mit herkömmlichen Tischen ausgestattet sein.
Büroschränke
Für ein ruhiges Ambiente sind verschiedene Stauraumlösungen unverzichtbar. Am besten wählen Sie hierfür Schränke mit geschlossenen Fronten – sie sorgen für einen aufgeräumten Look und visuelle Ruhe.
Büroplanung: Bewegungsflächen & Nutzerbereiche
Um sich wohlzufühlen, braucht es nicht nur eine gute Ausstattung, sondern auch genügend Platz um den Arbeitsplatz herum. So müssen beispielsweise mindestens 1,5 Quadratmeter Bewegungsfläche dahinter vorhanden sein.
Zudem gibt es verschiedene Vorschriften zu rückwärtigen Flächen für Tätigkeiten im Sitzen oder Stehen sowie zum Platzbedarf für Schränke. Im Zuge der Büroplanung ist es daher ratsam, sich einen genauen Überblick über die gesetzlichen Richtlinien zu verschaffen.
Fehler bei der Büroplanung
Die häufigsten Fehler bei der Büroplanung lassen sich leicht vermeiden, wenn man sie kennt:
- Einrichtung im Billigsegment
- Planung ohne strategisches Konzept (vom Profi)
- Überstürzte Büroplanung
Um die Büroplanung von Anfang an richtig anzugehen, ist es daher ratsam, einen Experten hinzuzuziehen. Das ist eine lohnende Investition, denn eine fachgerechte Büroplanung sollte man nicht Amateuren überlassen. Schliesslich müssen viele gesetzliche Vorschriften eingehalten und ein Arbeitsumfeld geschaffen werden, in dem unterschiedlichste Arbeitsprozesse reibungslos ineinandergreifen und das für die Mitarbeitenden wie ein zweites Wohnzimmer wirkt. Kontaktieren Sie Upscale noch heute
