Hybrides Arbeiten: Das Arbeitsmodell der Zukunft

Die Pandemie hat uns quasi im Eiltempo in eine hybride Arbeitswelt katapultiert. Die Entwicklung weg von traditionellen Arbeitsmodellen hin zu Hybrid Work wäre früher oder später ohnehin gekommen, die Veränderungen der letzten Jahre haben den Prozess lediglich beschleunigt.

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Unternehmen mussten sich schon in der Vergangenheit immer wieder an neue Situationen anpassen, und es hat sich bestätigt: Alternativen zur Büroarbeit funktionieren definitiv. Viele Firmen haben hybrides Arbeiten bereits fest in ihrem Leitbild verankert – willkommen im Zeitalter von New Work.

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Was ist hybrides Arbeiten?

Wie der Name schon sagt, handelt es sich um eine Mischform: Hybride Arbeitsmodelle kombinieren die Vorteile klassischer Büroarbeit mit denen des Remote Work, wobei auch ein modernes Bürodesign eine wichtige Rolle spielt. Dabei ist es unerheblich, von wo aus ein Mitarbeitender remote arbeitet – ob im Café um die Ecke, auf der Hotelterrasse, am Strand oder im Homeoffice.

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Hybrides Arbeiten nutzt die Digitalisierung voll aus und ermöglicht es Mitarbeitenden, einfach und sicher von überall auf Tools und Daten zuzugreifen.

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Hybrides Arbeiten schenkt Mitarbeitenden weltweit mehr Flexibilität und Freiheit. Je nach Unternehmen kann es jedoch grundlegende Unterschiede geben. Während einige Firmen feste hybride Zeitpläne vorgeben, die regeln, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten man im Büro sein muss, gewähren andere Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden völlige Freiheit bei der Wahl von Ort und Zeit.

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Hybride Arbeitsmodelle bieten vor allem den Mitarbeitenden viele Vorteile. Bei korrekter Umsetzung profitieren jedoch auch Unternehmen langfristig von dieser neuen Arbeitsweise.

Welche hybriden Arbeitsmodelle gibt es?

Die verschiedenen hybriden Arbeitsmodelle unterscheiden sich in zwei Dimensionen: Arbeitsort und Arbeitszeit. Dabei bestimmt der Arbeitsort die Art des hybriden Arbeitens:

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1. Office First: Homeoffice ist nur in Ausnahmefällen gestattet. Die Arbeit findet standardmässig im Büro statt, zu festen (klassisch), teilweise flexiblen (semiflex) oder völlig variablen (OWA) Zeiten.

2. Synchron-hybrid: Es werden feste Tage für die Arbeit im Büro und im Homeoffice definiert, an denen die Mitarbeitenden zu festen (synchron) oder teilweise flexiblen (synchron semiflex) Zeiten arbeiten.

3. Statisch-hybrid: Mitarbeitende entscheiden sich einmalig für Büro oder Homeoffice. Die Arbeitszeiten variieren dabei von starr bis vollflexibel.

4. Vollflexibel: Alle Mitarbeitenden sind bei der Wahl ihres Arbeitsortes völlig frei und können jeden Tag neu entscheiden, von wo aus sie arbeiten.

5. Remote First: Homeoffice oder Telearbeit sind der Standard, während Treffen im Büro die Ausnahme bilden.

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Hybride Arbeitsmodelle werden nun um die Zeitdimension ergänzt:

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1. Feste Arbeitszeiten: Die Mitarbeitenden legen fest, wann und wie viele Stunden gearbeitet wird.

2. Teilweise flexibel: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit flexibel gestalten – zum Beispiel durch Gleitzeit.

3. Voll flexibel: Für Unternehmen ist es unerheblich, wann und teilweise auch wie lange Mitarbeitende arbeiten. Die Angestellten arbeiten eigenverantwortlich, geniessen das volle Vertrauen ihrer Vorgesetzten und einzig die Ergebnisse zählen.

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Ein weiterer Aspekt, der zunehmend an Bedeutung gewinnt, ist die 4-Tage-Woche, welche Flexibilität und eine gute Work-Life-Balance unterstützt.

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Die hybride Arbeitswelt hat also viele Gesichter, und die verschiedenen Modelle haben im Grunde nur einen grossen gemeinsamen Nenner: die Kombination aus Büroarbeit und Remote Work.

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Was sind die Vor- und Nachteile von hybrider Arbeit?

Hybrides Arbeiten bietet Mitarbeitenden und Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, aber auch einige Nachteile.

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• Das Beste aus zwei Welten: Hybrides Arbeiten vereint die Vorteile der Arbeit im Büro und im Homeoffice. Während das Zuhause ideal für Aufgaben ist, die konzentriertes Arbeiten erfordern, punktet das Büro mit dem direkten Austausch mit Kollegen.

• Grössere Flexibilität für Mitarbeitende: Sie können selbst entscheiden, wo und wann sie arbeiten.

• Verbesserte Work-Life-Balance: Zeitraubendes und nervenaufreibendes Pendeln entfällt und familiäre Verpflichtungen lassen sich besser vereinbaren. Zudem können Mitarbeitende ihre Arbeit besser mit privaten Erledigungen in Einklang bringen.

• Höhere Zufriedenheit: Mitarbeitende sind zufriedener, wenn sie ihren Arbeitsort und ihre Arbeitszeiten frei wählen können.

• Gesteigerte Leistung: durch zufriedene Mitarbeitende. Zufriedene Mitarbeitende bedeuten zudem weniger Fluktuation.

• Ein Pluspunkt im Recruiting: Hybrides Arbeiten ist ein wichtiges Argument bei der Gewinnung von Mitarbeitenden. Zudem müssen neue Angestellte nicht zwingend in derselben Stadt wohnen, in der das Unternehmen seinen Hauptsitz hat.

• Kosteneinsparungen: Unternehmen sparen Energie- und Mietkosten, da durch das Shared-Desk Konzept weniger Bürofläche benötigt wird.

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Wo Vorteile sind, sind Nachteile nicht weit. Dank verschiedenster hybrider Arbeitsmodelle handelt es sich dabei jedoch eher um Herausforderungen, die bei korrekter Umsetzung bewältigt werden können:

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• Hybride Arbeitsmodelle sind nicht für jeden geeignet. Nicht jeder kann oder möchte von zu Hause aus arbeiten. Diese Mitarbeitenden lassen sich also nicht für hybrides Arbeiten begeistern.

• Erhöhter Koordinationsaufwand: Führungskräfte müssen ihr Team koordinieren, das sich möglicherweise an verschiedenen Standorten und in unterschiedlichen Zeitzonen befindet.

• Neuer Ausstattungsbedarf: Mitarbeitende müssen mit der entsprechenden Technik, Besprechungsräume mit Videokonferenzsystemen und Desk-Sharing-Arbeitsplätze mit passender Ausrüstung ausgestattet werden.

• Keine Kosteneinsparungen bei statischen oder teilflexiblen Arbeitsmodellen, da Arbeitgeber sowohl die Kosten für das Büro als auch für die technische Ausstattung für das Homeoffice und Ähnliches tragen müssen.

• Weniger direkter, menschlicher Austausch im Team. Die Folge können soziale oder psychische Probleme sein.

• Arbeit und Privatleben vermischen sich. Das Abschalten von der Arbeit zu Hause, obwohl ein Teil davon in den eigenen vier Wänden stattfindet. Das kann gewöhnungsbedürftig sein.

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Erfolgreiche Einführung von hybrider Arbeit

Um hybride Arbeitsmodelle erfolgreich im Unternehmen zu etablieren, müssen zunächst konkrete, messbare Ziele definiert werden. Zudem braucht es einen offenen Austausch über Ziele und potenzielle Konflikte, bei dem alle Mitarbeitenden einbezogen werden.

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So sollte allen Beteiligten bewusst sein, dass mehr Homeoffice oder Remote-Arbeit zu weniger sozialem Austausch führt. Dies kann bei manchen Mitarbeitenden Unsicherheiten oder sogar Ängste auslösen, die von Anfang an angesprochen und ausgeräumt werden sollten.

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Sobald das übergeordnete Ziel des neuen, hybriden Arbeitsmodells geklärt ist, steht eine Bestandsaufnahme an. Welche Tätigkeiten erfordern ungestörtes, konzentriertes Arbeiten? Welche benötigen den direkten Austausch im Team? Gibt es Aufgaben, die zwingend im Büro erledigt werden müssen?

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Es kann sinnvoll sein, hybride Arbeitspersonas zu definieren. Dabei werden konkrete Anforderungen durch weiche Faktoren ergänzt, wie etwa das Bedürfnis nach sozialer Interaktion.

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Danach folgt die Anpassung an die konkreten Gegebenheiten. Am besten geht man dazu die gesamte Employee Journey einmal durch und überführt die Erkenntnisse anschliessend in die Unternehmensrichtlinien.

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Wenn sich ein Unternehmen für hybride Arbeit entscheidet, kann dies auch die Basis für weitere weitreichende Veränderungen sein. So können Unternehmen künftig eine agile Organisation mit Arbeitsgruppen einführen oder einen Bottom-up-Ansatz etablieren.

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Hybride Arbeitsmodelle bedeuten auch, dass Führungskräfte einen situativen Führungsstil pflegen und nachhaltige Zielvereinbarungen mit dem Team mittels OKR-Methode umsetzen müssen.

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Hybride Arbeit und technische Herausforderungen

Hybride Arbeit bringt eine Vielzahl technischer Herausforderungen mit sich. Das bedeutet, dass sich Unternehmen, die bisher nur über eine rudimentäre digitale Ausstattung verfügten, grundlegend neu aufstellen müssen.

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Damit Remote-Arbeit, Homeoffice und andere Formen der Zusammenarbeit funktionieren, ist eine entsprechende IT-Ausstattung enorm wichtig. So muss jeder Mitarbeitende mit einer für das Homeoffice geeigneten Technik ausgerüstet sein. Dazu gehören ein externer Monitor, Maus und Tastatur sowie ein Headset. Selbstverständlich sollte die gleiche Ausstattung auch für den Arbeitsplatz im Büro bereitgestellt werden.

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Unternehmen müssen zudem in Hard- und Software investieren und diese sicher in die bestehende IT-Landschaft integrieren. Nur so kann Remote- oder hybride Arbeit funktionieren und nachhaltig produktiv sein.

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Neue Projektmanagement-Tools gehören ebenso zum technischen Wandel wie Cloud-basierte Technologien, die den Datenzugriff von überall ermöglichen.

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Die verschiedenen Modelle hybrider Arbeit unterscheiden sich vor allem in den Aspekten der Zusammenarbeit. Dementsprechend bieten sie jeweils unterschiedliche Lösungen für die digitale Kollaboration. Während asynchrone Modelle gut mit Kanban-Boards wie Asana und Trello funktionieren, benötigen hybride Arbeitsmodelle mit vielen synchronen Prozessen eine gemeinsame Präsenz über Online-Büros (Sococo, iv Campus, Teemyco).

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Für Modelle mit festen Homeoffice-Tagen hingegen sind Videokonferenz-Tools wie Zoom völlig ausreichend.

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Nicht nur die Bereitstellung technischer Hilfsmittel legt den Grundstein für hybride Arbeit. Die Mitarbeitenden benötigen auch laufende Schulungen im Umgang mit Software und Tools, damit die Zusammenarbeit mit den Kollegen reibungslos funktioniert.

Hybride Arbeitsmodelle richtig kommunizieren

Bei der Einführung hybrider Arbeitsmodelle ist die zwischenmenschliche Komponente enorm wichtig und darf gerade zu Beginn nicht vernachlässigt werden.

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Ein wesentlicher Teil der Umsetzung hybrider Arbeit in Unternehmen ist die begleitende Kommunikation. Arbeitgeber müssen klar definieren und kommunizieren, wer wann wo arbeitet.

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Zudem muss die Teamkultur langfristig angepasst werden, wenn sich die Kollegen nicht mehr regelmässig persönlich sehen. So können beispielsweise regelmässige Meetings per Videokonferenz oder digitale Mittagspausen den Zusammenhalt stärken, damit sich auch Mitarbeitende, die remote arbeiten, zugehörig fühlen.

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Grundprinzipien für erfolgreiche hybride Arbeitsmodelle

1. Testen, testen, testen!

Vor allem gilt es, Tools zu testen, die die Produktivität steigern. Zudem sollten Unternehmen stets offen für neue Technologien sein und auch vor kostspieligen Anschaffungen nicht zurückschrecken. Langfristig zahlen sich diese aus – behalten Sie also immer den Return on Investment im Auge.

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2. Ein hybrides Arbeitsumfeld schaffen

Es muss ein Konzept erstellt werden, wie das Büro in einem hybriden Arbeitsmodell für ein Unternehmen aussehen kann. Dabei gilt es, die Ausstattung von Konferenzräumen, Ruhezonen, Kreativbereichen und Begegnungsorten zu berücksichtigen.

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3. Hybrides Arbeiten ist Teamsache

Der dauerhafte Wandel zum hybriden Arbeiten muss auch in den Köpfen der Mitarbeitenden stattfinden. Deshalb ist es besonders wichtig, regelmässig Feedback von denjenigen einzuholen, die die traditionelle Arbeitsweise bevorzugen. So werden alle miteinbezogen.

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4. Erfahrungen sammeln und dazulernen

Damit hybrides Arbeiten langfristig erfolgreich ist, müssen die dadurch entstehenden Probleme regelmässig analysiert und Strategien zur Lösung von Schwierigkeiten entwickelt werden.

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5. Perfekte Ausstattung für hybrides Arbeiten

Der Wechsel zwischen Homeoffice (oder Remote-Arbeitsplatz) und Büro muss so einfach wie möglich sein. Beide Arbeitsplätze müssen daher mit Laptops ausgestattet sein. Hinzu kommen Tastatur, Maus, externer Monitor und gegebenenfalls ein Headset. Auch ergonomische Büromöbel gehören zur Ausstattung, die für eine optimale Ergonomie am Arbeitsplatz sorgen.

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6. Auf Cloud-basierte Lösungen setzen

Hybrides Arbeiten ist ohne Cloud-basierte Technologie kaum möglich. Hier gilt es, den Anschluss nicht zu verpassen, damit Sie als Unternehmen nicht von der Konkurrenz abgehängt werden.

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Digital Workplace als Basis für hybrides Arbeiten

Ein digitaler Arbeitsplatz ist eine Plattform, die allen Mitarbeitenden Zugriff auf Daten und Informationen gibt, damit sie effektiv und produktiv zusammenarbeiten können.

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Digitale Arbeitsplätze schaffen die Voraussetzungen dafür, Dokumente digital zwischen Personen und Systemen auszutauschen, zu bearbeiten und rechtssicher zu speichern. Automatisierte Prozesse beschleunigen zudem die Arbeitsabläufe in Unternehmen und entlasten die Mitarbeitenden – egal, von wo aus sie arbeiten.

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Je nach Unternehmen umfasst der digitale Arbeitsplatz verschiedene Tools und Plattformen, die den Mitarbeitenden die Zusammenarbeit erleichtern. Während Teamarbeit und Informationsaustausch über Informationsportale wie Intranets stattfinden, gehören auch Kollaborationsportale wie digitale Teamräume und Projektportale zu den Elementen des digitalen Arbeitsplatzes.

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Darüber hinaus sind auf spezifische Geschäftsanforderungen zugeschnittene Apps Teil des digitalen Arbeitsplatzes.

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Hybrides Arbeiten bedeutet Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sowie den Verzicht auf Insellösungen am digitalen Arbeitsplatz. Unternehmen, die die IT-Infrastruktur als Ganzes betrachten und in nahtlos vernetzte Tools und Anwendungen investieren, werden die Gewinner auf dem Arbeitsmarkt sein.

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Vorteile des Digital Workplace

1. Automatisierung: Repetitive Prozesse werden durch automatisierte Workflows abgewickelt. Das eliminiert manuelle Zwischenschritte und Routineaufgaben – und erleichtert den Mitarbeitenden die Arbeit.

2. Flexibilität und Sicherheit: Das Arbeitsplatzmanagement wird zentralisiert, was mehr Flexibilität für die Mitarbeitenden und mehr Sicherheit für das Unternehmen bedeutet.

3. Zentralisierte Daten & Dokumente: Die zentrale Speicherung und der Zugriff garantieren ein flexibles und nahtloses Wissensmanagement – das Fundament für hybrides Arbeiten und strukturierte Zusammenarbeit.

4. Nachhaltige Strategie: Als ganzheitliche Konzepte verweben digitale Arbeitsplätze alle Unternehmens- und IT-Bereiche. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ihr Büro nachhaltig mit einem Innenarchitekten einrichten können!

Hybrides Arbeiten im hybriden Büro: Wie sieht das aus?

Büros haben seit der Pandemie einen funktionalen Wandel durchlaufen. Sie sind nicht mehr primär Arbeitsplätze im Unternehmen, sondern vor allem Orte der Begegnung und des Austauschs sowie gleichzeitig Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten.

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Das Büro für hybrides Arbeiten umfasst drei Kernbereiche, für die passende Zonen geschaffen werden müssen: Fokus, Kreativität & Meetings sowie Soziales.

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• Fokusbereiche sind ruhige, flexible Arbeitsplätze, die Mitarbeitende individuell für konzentriertes Arbeiten im Silent-Modus buchen können.

• Meeting- oder Kreativzonen sind mit Whiteboards, Konferenztischen und Sitzgelegenheiten ausgestattet und ideal für kleine Gruppentreffen oder Kick-offs.

• Die übrigen Büroflächen, wie die Kaffeeküche oder die Lounge-Ecke, sind für den informellen Austausch und die soziale Interaktion reserviert.

Beim hybriden Arbeiten ist es für Unternehmen besonders wichtig, Möglichkeiten für das persönliche Zusammenkommen der Mitarbeitenden zu schaffen. Schliesslich gibt es im Homeoffice oder bei der Arbeit aus der Ferne keine zufälligen Gespräche auf dem Flur oder an der Kaffeemaschine. Daher sollte den gemütlichen Bereichen im Büro besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden – dort, wo sich Mitarbeitende wie zu Hause fühlen und sich dennoch persönlich mit Kollegen austauschen können.

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Bürodesign-Elemente für das hybride Büro

1. Shared Desks: Ein Arbeitsplatz, mehrere Mitarbeitende. Das spart Platz und Ressourcen. Voraussetzung: Die Mitarbeitenden müssen sich einfach mit ihren Laptops vernetzen können.

2. Flexible Büromöbel: Ergonomische und konfigurierbare Möbel schaffen Arbeitsplätze, die individuell an die Bedürfnisse verschiedener Mitarbeitender angepasst werden können.

3. Private Meetingräume: Statt grosser Konferenzräume schaffen kleine, private Meetingräume für 6-8 Personen (z. B. Arbeitsgruppen) eine Umgebung für kreatives und produktives Arbeiten.

4. Community Kitchen: Ein neutraler, einladender Ort zum (gemeinsamen) Essen ist wichtig. Er sollte so praktisch und gemütlich wie möglich sein und wird für kurze Meetings oder den persönlichen Austausch genutzt.

5. Büro-Café: Café-Atmosphäre steigert Kreativität und Produktivität und lässt sich leicht im Hybrid Office umsetzen. Die Zutaten: Barhocker, eine Selbstbedienungs-Kaffeebar und dezente Lounge-Musik.

6. Aussenbereiche: Falls ungenutzte Aussenflächen vorhanden sind, sollten diese unbedingt in einen Outdoor-Arbeitsplatz umgewandelt werden. Frische Luft und Sonnenlicht verbessern Konzentration und Gedächtnis, reduzieren Stress und fördern Kreativität sowie gute Laune. Kombinieren Sie hier lange Tische mit kleinen Zweiertischen, damit man im Team brainstormen oder alleine arbeiten kann.

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Bürokonzept für hybrides Arbeiten: das Kombibüro

Es gibt verschiedene Bürokonzepte für hybrides Arbeiten – wobei das Kombibüro am wirtschaftlichsten ist.

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Kombibüros verbinden Einzelbüros mit Mehrpersonenbüros und offenen Flächen und bieten so eine gute Mischung aus konzentriertem Arbeiten, Kommunikation und Austausch. 

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Vor- und Nachteile von Kombibüros:

Vorteile:

• Viel Platz – sowohl für konzentriertes Arbeiten als auch für Teamarbeit.
• Privatsphäre bleibt dank Einzelbüros gewahrt
• Je nach Situation ist gezielte Kommunikation möglich

Nachteile:

• Hoher Platzbedarf pro Arbeitsplatz
• Relativ hohe Kosten aufgrund des grossen Flächenbedarfs
• Wenig Flexibilität
• Hierarchien durch Abgrenzung von Führungskräften

Ob ein Kombibüro für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt ganz von der Art der neuen hybriden Arbeitsmodelle und dem Ausmass ab, in dem hybrides Arbeiten umgesetzt wird. 

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Mehr über Bürokonzepte erfahren Sie in unserem anderen Artikel.

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All diese Aspekte machen deutlich: Die richtige Gestaltung Ihres Büros hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Nur eine sorgfältige Bedarfsanalyse führt zu einem erfolgreichen Gesamtkonzept, das messbare Ergebnisse bei der Produktivitätssteigerung liefert.

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