Sechs-Schritte-Plan für schlüsselfertige Kollaborationsflächen für Arbeitgeber in Luzern

Beauftragen Sie ein schlüsselfertiges Innenarchitekturbüro mit der Planung und Umsetzung Ihrer Kollaborationsbereiche, anstatt das Projekt selbst stückweise zusammenzusetzen. Upscale Spaces verfolgt einen strukturierten Sechs-Schritte-Prozess, der genau auf diese Anforderungen ausgelegt ist. Bevor ein Angebot weiterverfolgt wird, sollten Sie im ersten Briefing auf drei Dinge bestehen: eine klare Zonierungslogik, eine Akustikstrategie und die Bestätigung, dass die Einhaltung der Wärme- und Ergonomie-Vorgaben von Anfang an im Leistungsumfang enthalten ist.

Kurz gefasst:

• Stellen Sie sicher, dass Akustikpläne – einschliesslich Decken-, Wand- und freistehender Lösungen – von Anfang an spezifiziert werden, um kostspielige Nachbesserungen zu vermeiden.
• Das Budget variiert je nach Umfang der Zonen, Anpassungen an der Gebäudetechnik (HLK), massgefertigten Einbauten und der Möblierung, wobei grössere Projekte deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen und höhere Kosten verursachen.
• Ein sechsstufiger, genehmigungsorientierter Prozess vom Briefing bis zur Nachbetrachtung nach Bezug reduziert Überraschungen und schafft frühzeitig Klarheit über Anbieteroptionen und Kosten.
• Kollaborationsbereiche sollten verschiedene Zonentypen wie Team-Nachbarschaften, Ruhekabinen und flexible Workshop-Flächen umfassen, wobei die Anordnung und die Möbel auf die jeweilige Zonenfunktion abgestimmt sein müssen.
• Wählen Sie einen Designpartner mit klaren Prozessphasen, transparenten Kosten, Fachwissen zur Compliance, Zugang zu verschiedenen Anbietern und nachgewiesener Umsetzungskompetenz anhand von Fallstudien.

Was macht die Gestaltung von Kollaborationsflächen für Mitarbeitende in Luzern erfolgreich?

Eine gute Gestaltung von Kollaborationsflächen in Luzern basiert auf fünf ineinandergreifenden Prinzipien und nicht auf einer einzelnen cleveren Layout-Idee. Wenn die Zonierung nicht stimmt, helfen auch die schönsten Möbel nicht weiter.

Das zuverlässigste Modell unterteilt die Fläche in drei Zonen: Connect, Collaborate und Concentrate. Swisscom hat genau dieses Konzept bei einem 3'000 Quadratmeter grossen Pilotprojekt in Zürichgetestet. Es bewährt sich, weil es dem tatsächlichen Tagesablauf hybrider Teams entspricht und nicht einem starren Organigramm folgt. Connect-Zonen sind sozial, informell und befinden sich in der Nähe von Kaffeepunkten. Collaborate-Zonen tragen die akustische und AV-technische Last. Concentrate-Zonen liegen am weitesten von den Verkehrswegen entfernt. Dies ist das praktische Rückgrat des aktivitätsbasierten Arbeitens (ABW), das sich als Standardplanungsansatz für flexible Schweizer Büros etabliert hat, gerade weil feste Schreibtische nicht mit dem täglichen Rhythmus eines Teams mitwachsen können.

Biophiles Design hat hier ebenfalls seinen festen Platz – nicht als Dekoration, sondern als Hebel für das Wohlbefinden. Der neue Campus von Accenture in Zürich kombiniert Kollaborations-, Fokus- und Regenerationszonen mit natürlichen Materialienund nutzt Holz, Pflanzen und Materialkontraste, um das ansonsten eher klinische Bürogebäude wohnlicher zu gestalten. Der Umbau bei Roche in Rotkreuz verfolgt einen ähnlichen Ansatz: Die Materialpalette nimmt Bezug auf die umliegende Landschaft, während die architektonischen Eingriffe minimal.

bleiben. Die Akustik wird oft unterschätzt, bis sich die ersten Leute beschweren. Effektive Lösungen umfassen:

• Freistehende Akustikwände zwischen Hot Desks und Meeting-Bereichen
• Decken- und Wandabsorber in allen Räumen mit Hartböden oder Glasflächen
• Raum-in-Raum-Systeme für Telefonate und konzentriertes Arbeiten
• Polstermöbel und Teppiche zur Reduzierung des Nachhalls in offenen Kollaborationszonen

Auch bei der Beleuchtung ist ein schichtweises Konzept gefragt: Nutzen Sie wo immer möglich Tageslicht und ergänzen Sie dieses durch anpassbare künstliche Lichtquellen. So fühlt sich ein Workshop um 16 Uhr genauso angenehm an wie einer um 9 Uhr – bei verglasten Meetingräumen ist zudem ein integrierter Blendschutz essenziell.

Profi-Tipp: Lassen Sie sich von jedem Planungsbüro das Akustikkonzept zeigen, bevor Sie sich für Möbel entscheiden. Möbel lassen sich austauschen, ein schlecht geplantes Deckensystem nicht.

Was passiert während eines sechsstufigen Büroplanungsprozesses?

Ein schlüsselfertiges Liefermodell reduziert Überraschungen, da in jeder Phase ein genehmigtes Ergebnis vorliegt, bevor die nächste beginnt. Upscale Spaces strukturiert Projekte in sechs Phasen:

1. Erstberatung — Bedarfsanalyse, Objektbegehung, Abstimmung von Budget und Zeitplan.
2. Individuelles Angebot — Ein detailliertes Angebot mit Einzelkosten statt einer pauschalen Schätzung.
3. Designkonzeption — Zonierungspläne, Moodboards und 3D-Visualisierungen zur Freigabe.
4. Möbelauswahl — Spezifikation nach ergonomischen und langlebigen Kriterien, basierend auf Herstellerpartnerschaften.
5. Logistik — Beschaffungsplanung, Lieferkoordination und Montage vor Ort.
6. Projektabschluss — Mängelbeseitigung, Übergabedokumentation und Garantiebestätigung.

Phasenweise Freigaben sind wichtig, da sie Transparenz bei der Beschaffung an jedem Meilenstein erzwingen und nicht erst am Ende. Sie sehen die Optionen der Lieferanten und die Preise vor der verbindlichen Zusage, nicht danach.

Bestehen Sie bei Vertragsverhandlungen auf:

• Einen schriftlich fixierten Zeitraum für die Mängelbeseitigung mit definierten Fristen
• Herstellergarantieunterlagen, die bei Abschluss übergeben werden, statt sie nur mündlich zuzusagen
• Eine Nachbesprechung drei bis sechs Monate nach der Übergabe, da strukturiertes Feedback essenziell ist bestätigt tatsächlich, ob das neue Layout das Verhalten verändert hat

Welche Raumtypen sollte Ihr Kollaborationsbereich umfassen?

Die meisten Büros in Luzern benötigen eine Mischung aus fünf Zonentypen, nicht nur einen schicken Pausenbereich. Team-Nachbarschaften geben Abteilungen eine feste Basis, meist in Form von gruppierten Schreibtischen mit angrenzenden Loungemöbeln. Flexible Workshop-Bereiche nutzen bewegliche Möbel und beschreibbare Wandflächen für Sprint-Sessions. Informelle Lounges bieten Platz für spontane Gespräche, die sonst unangenehm am Schreibtisch stattfinden würden. Touchdown-Plätze dienen hybriden Mitarbeitenden, die zwischen Meetings eine halbe Stunde Zeit überbrücken müssen. Ruhekabinen schlucken Telefonate und konzentrierte Aufgaben, für die offene Kollaborationszonen nicht geeignet sind.

Die Anordnung ist wichtiger, als in den meisten Briefings berücksichtigt wird. Halten Sie Ruhekabinen mindestens eine Pufferzone von Bereichen mit Musik, Gelächter oder Tischtennistischen fern. Eine gute Faustregel: Wenn Sie ein Gespräch aus sechs Metern Entfernung deutlich hören können, ist es zu nah an einer Fokuszone.

Möbel und AV-Technik sollten auf die Funktion der Zone abgestimmt sein:

• Team-Nachbarschaften: höhenverstellbare Schreibtische, gemeinsamer Stauraum, ein kleiner Besprechungstisch
• Workshop-Bereiche: mobile Whiteboards, stapelbare Stühle, grossformatige Bildschirme auf Rollen
• Lounges: modulare Polstermöbel, niedrige Tische, keine festen AV-Anforderungen
• Touchdown-Plätze: Einzelkabinen mit Stromanschluss und kleiner Arbeitsfläche
• Ruhekabinen: Akustikkabinen mit mechanischer Belüftung, nicht nur ein Vorhang

Für die hybride Integration braucht es Raumbuchungssensoren und eine Kalendersynchronisation, die bereits in der Entwurfsphase eingeplant sind, nicht erst nachträglich, wenn die Farbe bereits trocken ist. Ein biophiles Materialkonzept kann sich konsequent durch alle fünf Zonentypen ziehen und verleiht dem Grundriss visuelle Kohärenz statt eines Flickenteppich-Effekts.

Welche Schweizer technischen und regulatorischen Vorgaben gelten?

Thermischer Komfort ist in der Schweiz keine reine Geschmackssache, sondern ein dokumentierter Standard. Die SN EN ISO 7730 und entsprechende Schweizer Richtlinien legen die Parameter für das Raumklima fest, die Büros einhalten müssen. Diese Werte beeinflussen direkt Entscheidungen bei Bodenbelägen, Verglasung und HLK-Anlagen in Kollaborationszonen mit hoher Belegungsdichte.

Wichtige Statistik: Schweizer Normen für thermischen Komfort schreiben Bodentemperaturen zwischen 19 °C und 28 °C vor, wobei der Temperaturunterschied zwischen Kopf- und Fussbereich innerhalb von 3 °C liegen muss. Dieser Bereich bestimmt die Strategie für die Fussbodenheizung und schliesst bestimmte harte Bodenbeläge in nach Süden ausgerichteten Besprechungsräumen aus.

Die ergonomischen Verpflichtungen des Arbeitgebers gemäss SECO-Richtlinien bedeuten, dass die Möbelspezifikationen nicht nur eine Stilfrage sind. Sie haben eine regulatorische Komponente:

• Höhenverstellbare Schreibtische überall dort, wo Mitarbeitende längere Zeit an einem Arbeitsplatz verbringen
• Arbeitsplatzbeleuchtung gemäss SECO-Wegleitung, nicht nur auf Umgebungslicht verlassen
• Lüftungsraten in offenen Kollaborationszonen auf die Belegungsdichte abgestimmt
• Frühzeitige Koordination mit den TGA- und Gebäudetechnik-Teams, da eine integrierte technische Planung Betriebskosten senkt und Konflikte in späten Phasen vermeidet

Was kosten Projekte für Kollaborationsflächen und wie lange dauern sie?

Das Budget skaliert mit drei Variablen: Grundfläche, Umfang der mechanischen und elektrischen Arbeiten sowie der Anteil an massgefertigten Schreinerarbeiten oder akustischen Massnahmen. Eine kleine Auffrischung einer Kollaborationszone (ein oder zwei Räume, minimale TGA-Anpassungen) liegt am unteren Ende des Marktes. Ein mittleres Projekt, das eine ganze Etage mit neuer Zonierung, Beleuchtung und Akustik umfasst, liegt deutlich höher, und eine grosse, etagenübergreifende Transformation mit massgefertigten Möbeln und vollständiger TGA-Koordination bildet die Spitze.

Kostentreiber, die frühzeitig beachtet werden sollten:

• Umfang und Anzahl der umzugestaltenden Zonen
• Mechanische und elektrische Arbeiten, insbesondere HLK-Anpassungen im Zusammenhang mit der Einhaltung des thermischen Komforts
• Massgefertigte Schreinerarbeiten im Vergleich zu Standard-Möbelserien
• Spezifikation der akustischen Massnahmen
• Herstellerkategorie der Möbel und Lieferzeiten

Die Zeitpläne umfassen in der Regel zuerst Design und Genehmigung, dann Beschaffung und Fertigung, gefolgt von der Installation. Planen Sie einen Puffer von mindestens 10 bis 15 Prozent ein und starten Sie die Beschaffung vor der endgültigen Designfreigabe, da die Lieferzeiten für Möbel oft der eigentliche Engpass sind und nicht der Bau.

Wie wählt man einen Designpartner für Kollaborationsflächen aus?

Bewerten Sie Angebote anhand einer kurzen, verbindlichen Checkliste und nicht nur nach dem Bauchgefühl:

1. Prozessklarheit – eine benannte Abfolge von Phasen mit definierten Ergebnissen für jede Stufe, statt eines vagen «Wir schauen mal, wie es läuft».
2. Detaillierte Kostenaufstellung – Möbel, Logistik und Designhonorare separat ausgewiesen, nicht als Pauschalbetrag.
3. Vertrautheit mit regulatorischen Anforderungen — können sie ohne Zögern spezifisch auf thermischen Komfort und ergonomische Anforderungen eingehen?
4. Lieferantenvielfalt — mehrere Herstelleroptionen, keine Abhängigkeit von einer einzigen Quelle.
5. Nachweis der Leistungsfähigkeit — echte Fallstudien mit namentlich genannten Kunden, keine Symbolfotos.

Warnsignale, bei denen Sie vorsichtig sein sollten: keine Kundenreferenzen, Zeitpläne ohne konkrete Meilensteine oder eine Lieferantenliste mit nur einer einzigen Option pro Möbelkategorie.

Profi-Tipp: Fragen Sie direkt, wie der Erfolg nach der Übergabe gemessen wird. Ein Unternehmen ohne Prozess zur Nachbetreuung rät bei den Ergebnissen nur, anstatt sie aktiv zu steuern.

Warum die Überprüfung nach dem Einzug alles verändert

Die meisten Projekte für Kollaborationsflächen werden nach dem Rendering beurteilt, nicht nach dem Ergebnis. Das ist der falsche Ansatz. Upscale Spaces integriert bei jedem Projekt gestaffelte Abnahmen und eine Überprüfung nach dem Einzug, denn ein Grundriss, der auf dem Papier gut aussieht, kann in der Praxis dennoch scheitern – sei es durch mangelhafte akustische Trennung oder ein Buchungssystem, das niemand wirklich nutzt.

Fallstudien zu Schweizer Büroausbauten zeigen durchweg eine höhere Zufriedenheit und eine bessere Flächennutzung, sobald aktivitätsbasierte Zonen feste Arbeitsplätze ersetzen. Der wahre Mehrwert zeigt sich erst, wenn die Mitarbeitenden den Raum einige Monate lang genutzt haben. Genau deshalb führen Workshops oder Analysegespräche vor Beginn der Planung – statt eines überhasteten Briefings – meist zu besseren Ergebnissen.

— Valerie Vecerova

Bereit für die Gestaltung Ihrer Kollaborationsfläche?

Upscale Spaces realisiert die Gestaltung von Kollaborationsflächen für Mitarbeitende in Luzern durch denselben strukturierten Sechs-Schritte-Prozess wie oben beschrieben: Beratung, individuelles Angebot, Designkonzeption, Möbelauswahl, Logistik und Fertigstellung. Alles wird aus einer Hand gemanagt, sodass Sie sich nicht mit verschiedenen Anbietern für Design, Möbel und Montage herumschlagen müssen. Diese durchgängige Struktur ist der entscheidende Vorteil gegenüber der Koordination von Designer, Möbelhändler und Ausbauunternehmen: ein verantwortliches Team, ein Zeitplan, ein Ansprechpartner.

Die oben beschriebenen Zonierungs- und biophilen Strategien können Sie in der Praxis an folgendem Beispiel sehen: modernes Büroprojekt in Zürich, das kollaborationsorientierte Layouts mit natürlichen Materialien genau so kombiniert, wie dieser Leitfaden es empfiehlt. Upscale Spaces verfügt zudem über lokale Lieferkapazitäten in ganz Luzern, unterstützt durch das entsprechende Lieferanten- und Logistiknetzwerk.

Wenn Sie dieses Jahr einen Büroausbau planen, ist der sinnvollste nächste Schritt ein Analysegespräch , bei dem Sie Ihr Briefing einbringen und einen detaillierten Vorschlag erhalten – aufgeschlüsselt und bereit für den Vergleich mit jedem anderen Angebot, das Ihnen vorliegt.

Quellen

• Der neue Campus von Accenture Schweiz in Zürich: Eine mutige Fusion aus Innovation, Nachhaltigkeit und menschenzentriertem Design – Work Design Magazine
• iF Design — Projekt «Future of Work» von Swisscom
• Interiors — Roche Diagnostics International, Rotkreuz, Schweiz

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