Workplace Consulting zur Bewältigung von New Work

Was ist Workplace Consulting?

Workplace Consulting ist der Prozess, bei dem strategische Verbesserungspotenziale in Arbeitsumgebungen identifiziert und umgesetzt werden. Mithilfe verschiedener Methoden erarbeitet das Unternehmen gemeinsam mit einem Workplace Consultant ein massgeschneidertes Konzept für mehr Effizienz, Wohlbefinden und Erfolg. Im Fokus steht die räumliche Transformation, um den Anforderungen einer New-Work-Kultur gerecht zu werden.

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• Herkömmliche Arbeitsplätze und Besprechungsräume weichen zunehmend vielfältigeren, New-Work-gerechten Arbeitsoptionen.
• Die Implementierung von Hybrid Work und Desk-Sharing ermöglicht eine flexible und weitaus wirtschaftlichere Nutzung von Arbeitsflächen.
• Smart Offices, die sich ständig ändernden Anforderungen und Abläufen anpassen, sind ideal für variable Teamstrukturen und agile Projektorganisation.

Basierend auf den strategischen Zielen ermittelt ein Workplace Consultant die individuellen Anforderungen:

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• Welche Veränderungen strebt das Unternehmen durch Workplace Consulting an?
• Was sind die organisatorischen Ziele?
• Welche einschränkenden Aspekte müssen berücksichtigt werden?

Diese Fragen dienen als Grundlage für eine konkrete Bedarfsanalyse, die unter anderem die genauen Anforderungen an das Workplace Consulting definiert:

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• Welche Bereiche sollen in Zukunft welche Funktion erfüllen?
• Was wird benötigt, um die Mobilität und Flexibilität der Organisation zu verbessern?

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Workplace Consulting im Kontext der New-Work-Kultur

Die New-Work-Kultur ist geprägt von einer sich wandelnden Beziehung zwischen Mensch und Arbeit. Dies ist auf Treiber wie die fortschreitende Digitalisierung, eine globale Wirtschaft und Automatisierung zurückzuführen. Insbesondere technologische Fortschritte, aber auch ein Wandel in den ethischen Werten der Mitarbeitenden, erfordern digitale Kompetenzen und Soft Skills. Aus Sicht der Mitarbeitenden wird Weiterbildung zu einem wesentlichen Instrument, um künftigen Herausforderungen adäquat zu begegnen. Die Transformation des Arbeitsmarktes zum Arbeitnehmermarkt (Stichwort: War for Talents) hat dazu geführt, dass Arbeitgeber verstärkt auf Employer Branding setzen, wovon Workplace Consulting ein Teilbereich ist.

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Was sind die Vorteile von Workplace Consulting?

Workplace Consulting ist mit zahlreichen Vorteilen verbunden. Oft sind veraltete Prozesse und überholte Raumstrukturen die Ursache für strategische Probleme im Tagesgeschäft. Aktuelle und zukünftige organisatorische Abläufe, eingesetzte Technologien und die physische Arbeitsumgebung verschmelzen zu einer Workplace-Strategie, die den individuellen Anforderungen der neuen Arbeitswelt entspricht. Räume werden als wertvolle Ressourcen behandelt, die einen modernen Führungsstil ermöglichen.

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Workplace Consulting bietet folgende Vorteile:

• Steigerung der Arbeitgeberattraktivität
• freie Wahl des Arbeitsplatzes für Mitarbeitende
• stärkerer Teamgeist
• bis zu 30 % Senkung der Energiekosten
• bis zu 20 % weniger benötigte Bürofläche
• geringere Personalfluktuation
• weniger krankheitsbedingte Ausfälle
• erfolgreichere Kommunikation
• messerscharfe Prozessschnittstellen
• agile Raumkonzepte
• beschleunigte Arbeitsprozesse
• höhere Arbeitseffizienz
• wirtschaftlichere Raumnutzung

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Für wen ist Workplace Consulting geeignet?

Workplace Consulting kann nahezu jedes Unternehmen bei der Optimierung seiner Arbeitsabläufe unterstützen. Ob Start-up, Einzelunternehmen, KMU oder internationaler Konzern – massgeschneidertes Workspace Consulting kann Arbeitsabläufe auf allen Ebenen optimieren.

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Workspace Consulting eignet sich für:

• Erzielen Sie langfristige Vorteile durch Desk-Sharing und Homeoffice.
• Implementieren Sie innovative, digitale Prozesse.
• Machen Sie Arbeitsplätze zur besten Version ihrer selbst.
• Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden ein proaktives, kommunikatives Umfeld.

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Workplace Consulting: New-Work-Kultur in der Praxis umsetzen

Um Workplace Consulting in der Praxis umzusetzen, nutzen Workplace Consultants eine Kombination verschiedener Methoden. Geeignete Formate hängen von den individuellen Zielen und der Bedarfsanalyse ab.

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Beispiele für Workplace-Consulting-Formate

Beispiele für Workplace-Consulting-Formate sind:

• Online-Befragungen unter Mitarbeitenden. Sie dienen dazu, die allgemeinen Bedürfnisse aller Mitarbeitenden zu ermitteln; zum Beispiel in Bezug auf persönliche Arbeitsabläufe oder Mobilität. Welche Platzanforderungen entsprechen den einzelnen Organisationseinheiten?
• Interviews. Diese ermöglichen es, die spezifischen räumlichen Bedürfnisse einzelner Mitarbeitender oder Abteilungen zu bestimmen.
• Workshops. Diese werden traditionell genutzt, um allgemeine Anforderungen und geeignete Gestaltungsgrundsätze zu ermitteln, auf denen das zukünftige Bürokonzept basieren soll; zum Beispiel Desk-Sharing.
• Ziel-Workshops. Hier werden Projektvisionen geschaffen, die flexibel an sich ändernde Ziele angepasst werden können. Die Identifikation von Handlungsfeldern impliziert die konkreten Ziele.

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Wie finde ich einen kompetenten Workplace Consultant?

Ein kompetenter Workplace Consultant zeichnet sich durch folgende Qualitäten aus:

• tiefgreifendes Verständnis für betriebliche Abläufe
• versierte Analyse von Arbeitsmethoden
• Freude an Qualität und hochwertigem Design
• engagierte & neugierige Herangehensweise an Herausforderungen
• Talent für unorthodoxe, kreative Lösungen

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Da Berater keine geschützte Berufsbezeichnung ist, sollten Sie bei der Auswahl auf die formale Qualifikation achten. Experten mit Spezialisierung auf Change Management, Prozesse und Adoption sind ideal. Fragen Sie in Ihrem beruflichen Netzwerk nach positiven Erfahrungen.

Desk-Sharing als zentrales Element von New Work

Eines der zentralen Elemente des Workplace Consultings im Kontext von New Work ist Desk-Sharing. Flexible Arbeitsumgebungen erfüllen den Bedarf an ruhigen Arbeitsplätzen für konzentriertes Arbeiten, informellen Bereichen, formellen Besprechungsräumen oder geeigneten Orten für kreative Think Tanks. Aufgrund der weit verbreiteten Remote-Kultur, Homeoffice und flexiblen Arbeitszeiten sind Arbeitsplätze nicht mehr durchgehend voll ausgelastet. Hier ermöglicht Desk-Sharing die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen durch mehrere Mitarbeitende, um eine maximal effiziente Auslastung der räumlichen Ressourcen sowie eine Kostenreduktion zu erreichen.

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Hybride Workspace-Lösungen beinhalten die flexible Reservierung von Arbeitsplätzen im Projektverlauf. Die Belegung erfolgt ausschliesslich während der tatsächlichen Arbeitszeit; Leerstände werden vermieden. Zeitpläne oder vom Unternehmen definierte Richtlinien zur Raumnutzung helfen hierbei. Interne Server oder Clouds stellen sicher, dass alle Mitarbeitenden überall und jederzeit Zugriff auf relevante Daten haben.

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Für welche Branchen ist Desk-Sharing geeignet?

Desk-Sharing ist für fast jede Branche geeignet. Besonders erfolgreiche Vorreiter sind Unternehmen aus dem Silicon Valley wie Facebook, die dieses innovative Konzept bereits seit Längerem nutzen. Desk-Sharing findet sich zudem häufig in folgenden Branchen:

• Aussendienst
• Bankwesen
• Versicherungsunternehmen
• Beratungsdienstleistungen
• IT-Administration
• Schulungsdienstleistungen
• Projektmanagement

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Die Auswahl eines Raums durch die Mitarbeitenden kann entweder per Buchung (sogenanntes Hotelling) oder durch Inaugenscheinnahme erfolgen. Im letzteren Fall empfiehlt sich eine entsprechende Innenarchitektur, bei der beispielsweise Glaswände einen unkomplizierten Einblick ermöglichen.

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Desk-Sharing – Ausstattung flexibler Arbeitsplätze

Die Ausstattung flexibler Arbeitsplätze für das Desk-Sharing ist mit besonderen Anforderungen verbunden. Klare Regeln und feste Strukturen sind essenziell, um einen reibungslosen Ablauf aller Aufgaben zu gewährleisten. Diese definieren

• die Ordnung der Arbeitsmaterialien
• die Reinigung des Arbeitsplatzes
• den Umgang mit zurückgelassenen Arbeitsutensilien

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Reinigungstücher und Desinfektionsspray am Arbeitsplatz ermöglichen eine einwandfreie Hygiene zwischen den Nutzungen.

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Grundausstattung für Desk Sharing

Eine durchdachte Grundausstattung ist wichtig, um allen Mitarbeitenden ein produktivitätsförderndes Umfeld zu bieten. Dazu gehören:

• PC / Laptop
• ausreichend Lademöglichkeiten / Anschlüsse
• externe Hardware wie Bildschirm, Maus & Tastatur
• klassische Schreibwaren
• Rollcontainer als persönlicher Stauraum

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Mehr über Büroplanung und Bürokonzepte erfahren Sie in unseren weiteren Artikeln.

Fazit

Ein Workplace Consultant unterstützt Unternehmen jeder Art und Grösse dabei, ihre Flächen gemäss individuellen Zielen zu optimieren. Durch die Analyse kleinster Arbeitsprozesse und die Gestaltung massgeschneiderter Arbeitsplätze werden Leerstände auf ein Minimum reduziert. Zudem entsteht ein Arbeitsumfeld, das den Menschen sowie Kommunikation bedingungslos in den Mittelpunkt stellt. Neben der Kostensenkung lassen sich flexible Arbeitsplätze schaffen, die die Anforderungen diverser Prozesse clever mit den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeitenden verbinden.

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