AV-Planung für Sitzungsräume: 6 Fragen zur Abstimmung von Technik und Innenarchitektur

Geben Sie einen bedarfsorientierten AV-Plan in Auftrag, der bei der Nutzung des Raums ansetzt und nicht bei einer Produktliste. Bevor über Bildschirme gesprochen wird, sollten Sie die typischen Sitzungsarten und den Anteil hybrider Meetings klären, realistische Teilnehmerzahlen festlegen und einen Budgetrahmen definieren. Anerkannte Standards und eine fachkundige AV-Planung bestimmen dann die Verkabelung, Akustik und Inbetriebnahme.

Kurz gefasst:

• Wenn bei den meisten Sitzungen externe Teilnehmer zugeschaltet werden, sollten Sie die Mikrofonabdeckung an jedem Platz priorisieren und die IT- sowie Datenschutzfreigabe einholen, bevor Sie plattformgebundene Hardware kaufen.
• Rechnen Sie mit etwa 2 bis 2,5 Quadratmetern pro Person, wählen Sie die Displaygrösse für den am weitesten entfernten Platz und optimieren Sie harte Oberflächen, bevor Sie Mikrofone auswählen.
• Betrachten Sie diese Zahlen von 2018 nur als Ausgangspunkt für die Geräte, da Installation, Verkabelung, Akustik, Mobiliar, Inbetriebnahme und Service die Gesamtkosten erhöhen können.
• Verlangen Sie vor der Übergabe eine abgestimmte Audio- und Netzwerkprüfung, Live-Tests auf allen Plattformen, eine schriftliche Dokumentation der Verkabelung und Einstellungen sowie einen festen Ansprechpartner für den Support.

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Wie machen Sie aus einem vagen Briefing messbare Anforderungen für ein Sitzungszimmer?

Professionelle AV-Planer betrachten Sprache, Bild, Beleuchtung, Kamera, Streaming, Raumakustik und Steuerung als ein integriertes System. Sie beginnen zudem mit einer Analyse der Nutzungs-, Architektur-, Inhalts- und Serviceanforderungen, wie AVRONs Planungsansatz beschreibt. Wir empfehlen, vor dem Gespräch mit einem Anbieter eine Reihe von Fragen schriftlich zu beantworten:

• Sitzungsart: Handelt es sich um kurze Stand-ups, Kundenpräsentationen, Workshops oder Vorstandssitzungen?
• Tatsächliche Teilnehmerzahl: Wie viele Personen nehmen an einem typischen Tag teil, nicht am geschäftigsten Tag des Jahres?
• Hybrider Anteil: Wie oft ist mindestens ein Teilnehmer remote zugeschaltet?
• Inhaltstyp: Werden Präsentationen, Tabellen, CAD-Zeichnungen geteilt oder geht es nur um Gesichter und Stimmen?
• Budget: Welcher Kostenrahmen ist vorgesehen und sind Installation, Mobiliar sowie akustische Massnahmen darin enthalten?
• Betrieb: Wer nimmt den Raum in Betrieb, wer leistet Support und wer behebt Störungen?

Der Anteil an hybriden Meetings ist wichtiger, als in den meisten Anforderungsprofilen zugegeben wird. Ein Raum, der hauptsächlich vor Ort genutzt wird, kommt mit einem einfachen Display und einem bescheidenen Mikrofon aus. Ein Raum, in dem sich externe Kollegen bei den meisten Meetings zuschalten, benötigt eine zuverlässige Audioaufnahme an jedem Platz und eine Kamera, die zeigt, wer gerade spricht. Wenn die Antwort auf die dritte Frage «fast immer» lautet, planen Sie den Raum primär für die Erfahrung der externen Teilnehmenden.

Messen Sie, wo immer möglich, statt zu schätzen. Buchungsdaten aus Ihrem Kalendersystem oder Raumanalysen der bestehenden Ausstattung zeigen, wie viele Personen tatsächlich wie lange in einem Raum sitzen. Fügen Sie diese Zahlen in das Anforderungsprofil ein. Planer können deutlich präziser kalkulieren und gestalten, wenn sie die tatsächliche Auslastung kennen, anstatt nur «etwa zehn Personen» zu lesen.

Ein Compliance-Schritt gehört vom ersten Tag an in das Anforderungsprofil. Der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) empfiehlt Organisationen, vor der Einführung von Audio- und Videokonferenzen für geschäftliche Zwecke eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen und spezifische Massnahmen zu treffen. Die EDÖB-Massnahmen für sichere Konferenzen sind das Referenzdokument. Wenn Ihre Meetings Kundendaten oder Personalangelegenheiten betreffen, lassen Sie die gewählte Plattform von Ihren IT- und Datenschutzverantwortlichen absegnen, bevor Sie Raumhardware kaufen, die an diese Plattform gebunden ist.

Schliessen Sie die Analyse mit einer prägnanten Zusammenfassung ab: Raumnutzung, Personenzahl, hybrider Anteil, Inhalte, Budgetrahmen und Betrieb. Diese Seite wird zum ersten Anhang Ihres Beschaffungsprofils und dient als Referenz für alle späteren Entscheidungen.

Wie gross sollte der Raum sein und wo sollte der Bildschirm platziert werden?

Frühzeitige Machbarkeitsprüfungen verhindern teure Umplanungen. Beginnen Sie mit dem Platzbedarf der Möbel, denn der Tisch bestimmt, wie viele Personen der Raum tatsächlich fasst. Die folgenden Prüfpunkte dienen als Faustregeln für die Konzeptphase; Ihre AV- und Einrichtungsplaner werden diese dann verfeinern:

1. Zählen Sie die Plätze am Tisch, nicht die in der Broschüre. Rechnen Sie in einem Standard-Besprechungsraum mit etwa 2 bis 2,5 Quadratmetern pro Person; für Workshops oder Sitzungen in grosser Runde, bei denen Platz für Laptops und Unterlagen benötigt wird, entsprechend mehr.
2. Sorgen Sie für freie Bewegungsflächen. Lassen Sie nach Möglichkeit hinter den Stühlen genügend Platz, damit Personen vorbeigehen können, ohne dass jemand aufstehen muss.
3. Bestimmen Sie den am weitesten entfernten Betrachter. Der Abstand vom Bildschirm zum hintersten Sitzplatz bestimmt die Displaygrösse. Je weiter die Person entfernt sitzt, desto grösser muss der Bildschirm sein, damit Texte lesbar bleiben.
4. Stimmen Sie die Auflösung auf den Inhalt ab. Bei Videokonferenzen reicht eine moderate Auflösung meist aus. Bei Tabellenkalkulationen und detaillierten Zeichnungen ist das jedoch nicht der Fall – die Art der Inhalte sollte daher die Wahl des Displays bestimmen.
5. Prüfen Sie die Sichtlinien vom Tisch aus. Setzen Sie sich an die Kopfseite, die Längsseite und in die hintere Ecke eines Testaufbaus (Klebeband auf dem Boden reicht völlig aus) und stellen Sie sicher, dass von jedem Platz aus der Bildschirm und idealerweise auch die Kamera gut zu sehen sind.
6. Planen Sie die Elektrifizierung des Tisches. Integrierte Strom- und Datenanschlüsse am Tisch sind heute kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit, da Laptops, Ladegeräte und kabelgebundene Verbindungen darauf angewiesen sind.

Der sechste Punkt betrifft die Möblierung. Wenn Sie sich für einen Tisch mit Kabelmanagement und Bodentanks entscheiden, muss der AV-Planer frühzeitig informiert werden, da Montagepunkte, Kabelführungen und die Position der Bodentanks zwischen Elektro- und AV-Planung koordiniert werden müssen. Die AV-Richtlinie der Universität Zürich für Seminarräume zeigt auf, wie Institutionen diese Abstimmung formalisieren.

Bei hybridfähigen Raumkonzepten lohnt sich auch ein Blick darauf, wie die Sitzordnung zur Kamera steht. Personen, die in einer Reihe mit dem Rücken zur Wand sitzen, sind schwer ins Bild zu rücken. Ein Tisch, der so angeordnet ist, dass alle sowohl den Bildschirm als auch die Kamera im Blick haben, sorgt hingegen für eine bessere Einbindung der zugeschalteten Teilnehmenden. Unsere Partner von Furniture for Business haben einen praktischen Leitfaden für die Gestaltung von hybriden Meetingräumen veröffentlicht, der Layout- und Möbelentscheidungen in diesem Sinne behandelt.

Betrachten Sie die Wahl des Tisches und die AV-Montage als eine einzige Entscheidung. Ein schöner Tisch, der die Sicht der zweiten Reihe auf die Kamera versperrt, oder ein Sideboard, das keinen Platz für die Verkabelung lässt, schafft Probleme, die sich durch keine Softwareeinstellung beheben lassen.

Welche Displays und Kameras eignen sich für hybride Meetings?

Beginnen Sie mit dem Display. In den meisten Büroräumen ist ein einzelner grosser LCD- oder LED-Bildschirm die sicherere Wahl, da er auch bei Tageslicht funktioniert, keine Wartung wie ein Projektor benötigt und eine gleichbleibende Helligkeit liefert. Projektionen sind in sehr grossen Räumen oder dort, wo ein wandfüllendes Bild unerlässlich ist, nach wie vor sinnvoll, erfordern jedoch eine präzisere Steuerung des Umgebungslichts und eine regelmässige Wartung.

Bestimmen Sie die Bildschirmgrösse anhand der Prüfung der am weitesten entfernten Sitzplätze aus dem vorherigen Abschnitt. Stellen Sie anschliessend sicher, dass die Montagewand die Last tragen kann und die Kabelführung geplant ist. In grösseren Räumen funktionieren zwei Displays – eines für Inhalte und eines für die zugeschalteten Teilnehmenden – oft besser als ein einzelner, in Kacheln unterteilter Bildschirm.

Bei Kameras gilt die gleiche Logik: Das Gerät muss zum Raum passen.

• Kleine Räume und Huddle Rooms: eine Weitwinkel-USB-Kameraleiste, die unter oder über dem Display montiert ist, erfasst alle Personen aus kurzer Distanz.
• Mittlere und grössere Räume: eine Schwenk-Neige-Zoom-Kamera (PTZ) kann dem Sprecher folgen oder Gruppen fokussieren und eignet sich besonders für lange Tische, an denen ein Weitwinkelobjektiv weit entfernte Personen zu klein erscheinen liesse.
• Montagehöhe: Platzieren Sie die Kamera auf Augenhöhe, idealerweise knapp über oder unter der Mitte des Bildschirms, damit die zugeschalteten Teilnehmer die Gesichter sehen und nicht nur die Oberköpfe.

Wenn Sie Produkte vergleichen, sollten diese Funktionen auf Ihrer Liste stehen:

• Autoframing, damit sich die Kamera anpasst, wenn sich Personen bewegen oder den Raum betreten
• Raster- oder Multi-Speaker-Ansichten für grössere Tische
• USB-C-Anschluss für einfaches Einstecken des Laptops
• Unterstützung für eigene Geräte (BYOD) zusätzlich zu fest installierten Raumsystemen
• Kompatibilität mit den Meeting-Plattformen, die in Ihrem Unternehmen bereits im Einsatz sind

Auf Plattformebene arbeiten Integratoren üblicherweise mit Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms, Google Meet und drahtlosen Präsentationstools. Dabei werden die Marken je nach Projekt hinsichtlich Verfügbarkeit, Wartungsfreundlichkeit und Kompatibilität ausgewählt, wie die Übersicht von AVRON zu Meetingräumen erläutert. Praxisbeispiele wie USB-C- und USB-Host-Schnittstellen in Hörsälen zeigen, wie unkompliziert die Integration sein kann, sofern die raumseitige Konfiguration stimmt und die Anwender wissen, wie es funktioniert.

Tageslicht ist der stille Feind der Videoqualität. Ein Fenster hinter den Teilnehmern lässt diese als Silhouetten erscheinen, und Blendeffekte auf dem Bildschirm machen Inhalte unleserlich. Planen Sie Jalousien oder lichtfilternde Vorhänge ein und testen Sie das Kamerabild zur hellsten Tageszeit. Innenarchitektur und AV-Planung stehen hier vor derselben Herausforderung: Eine gemeinsame Lösung ist weitaus kostengünstiger, als nachträglich Jalousien zu installieren, wenn die Kamera bereits montiert ist.

Wie sorgt man für klaren Ton in einem Meetingraum?

Die Akustik steht an erster Stelle. Softwarefilter helfen zwar, aber Experten betonen, dass softwarebasierte Verbesserungen eine schlechte Raumakustik nicht vollständig ausgleichen können. Ein Raum mit Glaswänden, hartem Boden und nackter Decke wird immer hallig klingen, egal was auf dem Tisch steht. Die Empfehlungen von AVRON zur Raumakustik unterstreichen denselben Punkt: Akustik, Signalwege, Steuerung und Wartbarkeit müssen gemeinsam geplant werden.

Die Wahl des Mikrofons hängt von der Raumgrösse und der Möblierung ab:

• Tischmikrofone oder Mikrofonleisten: einfach und effektiv in kleinen bis mittelgrossen Räumen, sofern die Personen nah genug am Erfassungsbereich sitzen.
• Deckenmikrofon-Arrays: halten den Tisch frei und decken grössere Räume ab, erfordern jedoch eine sorgfältige Platzierung und Abstimmung mit der Decke.

Die Distanz spielt in beiden Fällen eine entscheidende Rolle. Je weiter eine sprechende Person vom Mikrofon entfernt ist, desto mehr Raumhall und Hintergrundgeräusche hört die zugeschaltete Person, und desto schwieriger wird es, dem Gespräch zu folgen.

Die Platzierung der Lautsprecher bestimmt, wie natürlich sich ein Anruf anfühlt. Die Empfehlungen von Suprag Solutions betonen, dass die Positionierung von Lautsprechern und Mikrofonen bei hybriden Setups grundlegend ist und eine einfache Installation nur an der Vorderseite oft keine gleichbleibende Klarheit bietet. Eine Installation an der Vorderwand sorgt dafür, dass die Stimme vom Bildschirm kommt, was sich natürlich anfühlt, wenn man die zugeschaltete Person betrachtet. Deckenlautsprecher verteilen den Schall gleichmässig über grosse Tische, können aber dieses Gefühl der Richtung verlieren. Die richtige Lösung hängt von der Form und Nutzung des Raums ab; bitten Sie daher Ihren AV-Planer, die Wahl für Ihren Raum zu begründen.

Achten Sie bei den Oberflächen des Raums auf weiche Materialien, die Schall absorbieren, ohne den Raum dunkel wirken zu lassen. Die von der Empa entwickelten schallabsorbierenden Vorhangtextilien sind lichtdurchlässig und erreichen Absorptionswerte von 0,5 bis 0,6, sodass Sie die Akustik verbessern können, ohne auf Tageslicht zu verzichten. Wenn Sie Wände oder Decken substanzieller behandeln müssen, zeigen unsere Partner von Multigroup Contracting praktische Optionen zur Schalldämmung im Büro für Facility Manager auf. Erkenntnisse von Universitäten zeigen zudem, dass eine Verbesserung der Nachhallzeit durch bauliche Massnahmen die Sprachverständlichkeit und Barrierefreiheit erhöht.

Profi-Tipp: Klatschen Sie einmal im leeren Raum und hören Sie genau hin. Wenn Sie ein scharfes Echo hören, planen Sie Absorber ein, bevor Sie Mikrofone kaufen.

Welche Anschlüsse für Strom, Daten und Netzwerk sollten Sie einplanen?

Betrachten Sie diesen Abschnitt als Checkliste, die Sie dem Elektriker und dem IT-Team übergeben. Lücken, die erst nach dem Schliessen der Decke entdeckt werden, sind kostspielig. Berücksichtigen Sie mindestens Folgendes:

• Strom- und Datenanschlüsse am Tisch: Steckdosen und Netzwerkanschlüsse an jedem Sitzplatz oder jeder Sitzgruppe sowie USB-C-Lademöglichkeiten, sofern es Ihre Möbel zulassen.
• Standorte der Geräte: Strom- und Datenanschlüsse beim Display, bei der Kamera und bei allen Deckengeräten, wobei die Montagehöhen schriftlich vereinbart werden sollten.
• Platz für das AV-Rack: ein belüftetes, zugängliches Rack oder ein Schrank, dimensioniert mit freien Einheiten für zukünftige Geräte.
• Power over Ethernet (PoE): wenn Kameras, Mikrofone oder Panels PoE nutzen, sind die Switch-Kapazität und die Kabelkategorie zu prüfen.
• Netzwerktrennung: AV-Datenverkehr profitiert von Quality-of-Service-Regeln und einem separaten VLAN, damit ein grosser Datei-Download an anderer Stelle ein Gespräch nicht unterbricht.
• Zukunftssicherheit: leere Leerrohre, Reserve-Kabeladern und zusätzlicher Platz im Rack vorsehen, gemäss den Grundsätzen der integralen Planung und der Flächenreserve der KBOB-Empfehlungen zur Gebäudetechnik.
• Beschriftung und Leitungswege: abgestimmte Leerrohrwege, klare Beschriftungen an jedem Kabel und ein Revisionsplan, der dem tatsächlichen Ausbau entspricht.

Bitten Sie den Elektroplaner, das IT-Team und den AV-Planer, einen gemeinsamen Plan zu prüfen. Die meisten Koordinationsfehler entstehen, wenn drei Personen mit unterschiedlichen Versionen arbeiten.

Wie sorgen Sie dafür, dass der Raum einfach zu bedienen ist und langfristig funktioniert?

Technik ist dann erfolgreich, wenn die Menschen ihr vertrauen. Streben Sie einen einfachen Start an: Ein Nutzer betritt den Raum, tippt auf eine einzige Steuerung und der Raum ist bereit für die genutzte Plattform. Beschriften Sie jeden Anschluss deutlich und stellen Sie bei der Übergabe eine kurze Bedienungsanleitung bereit. Wie AV-Planer betonen, muss Technik die Nutzer unterstützen und dauerhaft zuverlässig bleiben, was eine klare Dokumentation, einfache Bedienung und ein vereinbartes Supportkonzept erfordert.

Die Abnahmearbeiten verdienen einen eigenen Punkt im Projektplan:

• Inbetriebnahme und Einmessung: der Integrator misst den Raum ein und nimmt die Feinabstimmung vor, einschliesslich der Einstellungen des digitalen Signalprozessors (DSP) und der Netzwerkprüfungen.
• Testanrufe: führen Sie echte Anrufe auf jeder genutzten Plattform durch, bei denen externe Teilnehmer zuhören und Rückmeldung geben.
• Dokumentation: Verkabelungspläne, Rack-Layouts, Zugangsdaten und Backups der Einstellungen als formale Liefergegenstände.

Legen Sie fest, wer den ersten Support-Anruf entgegennimmt. Viele Organisationen nutzen einen internen First-Level-Support, etwa über einen Facility- oder IT-Kontakt, unterstützt durch einen externen Servicevertrag für Störungen, Fernüberwachung und geplante Wartung. Definieren Sie Reaktionszeiten und Verantwortlichkeiten schriftlich. Betriebshandbücher wie der technische Leitfaden für die Konferenzräume im Medienzentrum Bundeshaus zeigen, wie Veranstaltungsorte Schnittstellen, Durchlaufzeiten und Serviceabläufe festlegen.

Was kostet ein Sitzungszimmer und was beeinflusst den Preis?

Die Richtlinien der Informatikdienste der ETH Zürich bieten nützliche Orientierungswerte. Laut dem ID-Blog liegen die Budgetrahmen für Räume bis zu vier Personen bei 2'000–5'000 CHF, für Huddle Rooms bei etwa 5'000 CHF, für Räume für fünf bis zehn Personen bei etwa 10'000 CHF und für Sitzungszimmer für zehn bis zwanzig Personen bei etwa 20'000 CHF. Betrachten Sie diese als Ausgangspunkte für eine ausstattungsbasierte Planung, nicht als verbindliche Angebote, und beachten Sie, dass die Richtlinien aus dem Jahr 2018 stammen.

<td style="border:1px solid #ddd;padding:8px;text-align:left">Mehrere Faktoren können ein Projekt über diese Preisspannen hinausheben. Akustische Massnahmen, PTZ-Kameras, mehrere Bildschirme, massgefertigte Möbel oder Schränke sowie umfangreiche Rack-Installationen erhöhen die Kosten. Dasselbe gilt für die Phasen ausserhalb der Hardware selbst: Installation, Verkabelung und Inbetriebnahme. Planen Sie eine Reserve in Ihrem Budget für Unvorhergesehenes ein, das erst zum Vorschein kommt, wenn Wände und Decken geöffnet werden.</td>

<td style="border:1px solid #ddd;padding:8px;text-align:left">Definieren Sie schliesslich die Erwartungen an das Service-Level in der Ausschreibung. Ein günstiges System ohne Wartungsvertrag wird oft zur teuersten Option, sobald Ausfallzeiten, Reparaturen und Ersatzbeschaffungen eingerechnet werden. Bitten Sie die Anbieter, neben der Installation auch eine Wartungs- und Monitoring-Option anzubieten, damit Sie die Lebenszykluskosten vergleichen können und nicht nur die erste Rechnung.</td>

Wie sieht der Ablauf der Umsetzung vom Briefing bis zur Übergabe aus?

Projektleiter können sich an dieser Abfolge orientieren:

1. Bedarfsanalyse und datenschutzrechtliche Prüfung: die sechs Fragen, das einseitige Briefing sowie die Freigabe durch die IT- und Datenschutzverantwortlichen.
2. Konzept und Budgetrahmen: Raumlayout, Ansatz für Bildschirme und Kameras, Akustikstrategie.
3. Koordination mit Elektro-, IT- und AV-Planern: ein gemeinsamer Plan, vereinbarte Montagehöhen, Leitungswege und Rack-Standort.
4. Beschaffung: Ausschreibung oder Bestellung von AV-Geräten, Mobiliar und akustischen Elementen, mit schriftlich bestätigten Lieferfristen.
5. Installation und Verkabelung: Installation von Leerrohren, Strom-, Daten- und Montagepunkten vor dem Abschluss der Ausbauarbeiten.
6. Inbetriebnahme und Abnahmetests: DSP-Abstimmung, Netzwerkprüfungen und Live-Testanrufe, abgenommen gemäss Pflichtenheft.
7. Übergabe: Dokumentation, Benutzerhandbuch und Schulung übergeben sowie Support-Prozess aktiviert.

Die Lieferzeiten für Bildschirme, Kameras und massgefertigte Möbel variieren je nach Anbieter. Fordern Sie daher frühzeitig Liefertermine an und planen Sie die Abnahmetests mit einem Zeitpuffer ein. Wenn Sie unsicher sind, ob ein Layout funktioniert, erstellen Sie ein kleines Mock-up oder führen Sie in einem Raum einen Pilotversuch durch. Das kostet im Vergleich zur nachträglichen Korrektur in mehreren Räumen nur wenig.

Funktioniert die neue Technologie mit Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur?

Kompatibilitätsprobleme stehen selten auf einem Produktdatenblatt. Sie treten am ersten Tag auf, wenn sich das Raumsystem nicht bei Ihrem Identitätsanbieter anmelden kann oder das Netzwerk den Anruf blockiert. Beziehen Sie Ihr IT-Team bereits in der Konzeptphase ein und lassen Sie die relevanten Punkte prüfen: Welche Meeting-Plattformen sind im Unternehmen lizenziert, wie authentifizieren sich Raumgeräte, wie geht das Netzwerk mit Videodatenverkehr um und welche Sicherheitsrichtlinien gelten für angeschlossene Geräte?

Stimmen Sie das Raumsystem auf die Plattform ab, die Ihre Mitarbeitenden bereits nutzen. Ein Raum, der für eine Plattform konzipiert, aber hauptsächlich mit einer anderen genutzt wird, führt zu Umwegen und Frustration. Wenn mehrere Plattformen im Einsatz sind, ermöglichen BYOD-Optionen und USB-C-Anschlüsse Gästen die Teilnahme über den eigenen Laptop, wie die Beispiele aus den Hörsälen zeigen.

Dokumentieren Sie die Netzwerkanforderungen im Pflichtenheft: separate VLANs für AV-Geräte, Quality-of-Service-Regeln und vereinbarte Firewall-Einstellungen. Klären Sie schliesslich, wie Geräte Firmware-Updates erhalten und wer diese freigibt, denn ein ungesteuertes Update kann einen Raum am Morgen eines wichtigen Meetings lahmlegen.

Wie schulen Sie die Mitarbeitenden, damit der Raum auch tatsächlich genutzt wird?

Ein gut ausgestatteter Raum, dem niemand vertraut, bleibt leer. Planen Sie Schulungen als festen Bestandteil des Projekts und nicht als nachträglichen Gedanken. Führen Sie im fertigen Raum eine kurze praktische Einführung durch, idealerweise in der ersten Woche, bei der jede Person ein Meeting startet, Inhalte teilt, an einem Anruf teilnimmt und die Sitzung beendet. Halten Sie es praxisnah und nehmen Sie ein kurzes Video auf, damit neue Kollegen die gleichen Schritte später nachvollziehen können.

Platzieren Sie eine einseitige Kurzanleitung im Raum, die Inbetriebnahme, Bildschirmfreigabe, Lautstärkeregelung und Ansprechpartner abdeckt. Ernennen Sie in jeder Abteilung einige versierte Nutzer als erste Anlaufstelle, damit nicht alle alltäglichen Fragen bei der IT landen. Sammeln Sie nach der Inbetriebnahme Feedback und passen Sie die Anleitung an, denn die Probleme, auf die Nutzer in der Praxis stossen, sind selten die, die Planer erwartet haben.

Wo Lärm ein Thema ist, wie in Grossraumbüros, bleiben Headsets ein praktisches Hilfsmittel; Erfahrungen aus dem Hochschulbereich zeigen, dass Headsets die Audioqualität stabilisieren und Hintergrundgeräusche für externe Teilnehmende reduzieren. Erwähnen Sie diese in Ihren Richtlinien für Personen, die sich aus gemeinsam genutzten Bereichen zuschalten.

Wie machen Sie die Technologie zukunftssicher und planen für Wachstum?

Technologie verändert sich schneller als die Innenarchitektur. Das Prinzip lautet: Die Infrastruktur fixieren und die Geräte austauschbar halten. Investieren Sie grosszügig in die Teile, die später nur schwer zu ändern sind: leere Kabelkanäle, Reservekabel, Rack-Platz, Stromkapazität und eine gute Akustik. Halten Sie Kameras, Mikrofone und Bedienpanels modular, damit Sie eine Komponente aufrüsten können, ohne den ganzen Raum umbauen zu müssen.

Dies entspricht der Logik der Reserveflächen und der integralen Planung in den Empfehlungen der KBOB zur Gebäudetechnik. Wählen Sie offene Standards und weit verbreitete Anschlüsse wie USB-C sowie netzwerkbasierte Audio- und Videolösungen anstelle von proprietären Verbindungen, die Sie an einen einzigen Anbieter binden. Prüfen Sie Verträge auf Firmware-Support-Zeiträume und die Verfügbarkeit von Ersatzteilen.

Planen Sie die Skalierbarkeit in Räumen, nicht nur bei den Geräten. Wenn Sie mit mehr hybrider Arbeit rechnen, standardisieren Sie die Ausstattung über alle Räume hinweg, damit Schulung, Support und Ersatzteilhaltung einfach bleiben. Betrachten Sie einen Roll-out als Vorlage: Perfektionieren Sie einen Raum, dokumentieren Sie ihn und replizieren Sie ihn dann. Frühe Visualisierungstools, wie etwa die Forschung zur immersiven akustischen Simulation, deuten darauf hin, wie akustische Entscheidungen eines Tages bereits während der Planung hörbar gemacht werden könnten, doch der zuverlässige Weg bleibt heute die sorgfältige Analyse und Messung.

Warum funktionieren Design und AV-Planung am besten als ein gemeinsames Projekt?

Unserer Erfahrung nach ist die häufigste Ursache für Enttäuschungen bei Besprechungsräumen eine mangelnde Abstimmung zwischen den Fachbereichen. Die Möbel kommen an, bevor die Kabelführungen festgelegt sind, die Kamera kann die Hälfte des Tisches nicht erfassen und die Vorhänge, die den Nachhall dämpfen sollten, werden erst nach den Mikrofonen bestellt. Das sind keine technologischen Fehler. Es sind Fehler in der Abfolge.

Deshalb behandeln wir Innenausbau und AV als ein einziges Lieferpaket. Unser Prozess reicht von der ersten Beratung über das massgeschneiderte Angebot, das Designkonzept, die Möbelauswahl und die Logistik bis hin zur Fertigstellung. Die AV-Anforderungen sind von Anfang an integriert, anstatt sie erst am Ende hinzuzufügen. Wir koordinieren das Design und die AV-Anforderungen so, dass Tisch, Bildschirm und Kabelführungen perfekt zusammenarbeiten. Wir sprechen lieber früh miteinander, wenn Änderungen nur ein Gespräch kosten, als spät, wenn sie einen Umbau erfordern. Wenn Sie ein Projekt für einen Besprechungsraum planen, besprechen wir es gerne mit Ihnen.

— Valerie Vecerova

Wie wir Besprechungsräume für Sie planen und realisieren

Wir betreuen Ihr Projekt für Besprechungsräume vom ersten Gespräch bis zur Übergabe und koordinieren das Design sowie die AV-Anforderungen als ein Gesamtpaket. So können wir steuern, wie der Raum aussieht, klingt und funktioniert. Unser End-to-End-Service umfasst:

• Beratung und Bedarfsanalyse, die in ein beschaffungsreifes Lastenheft mündet
• Konzeptdesign, einschliesslich Layout, Oberflächen und akustischer Massnahmen
• Koordination mit Ihren AV-, Elektro- und IT-Planern
• Möbelauswahl und Beschaffung über unser Netzwerk aus Herstellern und lokalen Lieferanten
• Logistik, Installationsunterstützung und schlüsselfertige Übergabe

Unsere Stärke liegt in einem koordinierten Designprozess und einem Lieferantennetzwerk, das hochwertige, komplette Räume liefert. Entdecken Sie unsere Dienstleistungen für Büroinneneinrichtung und Möbel und erzählen Sie uns von Ihren Besprechungsräumen, damit wir gemeinsam die nächsten Schritte festlegen können.

FAQ

Was ist ein Besprechungsraum?

Ein Besprechungsraum ist ein dedizierter Bereich, in dem Menschen zusammenkommen, um zu diskutieren, Entscheidungen zu treffen oder Präsentationen zu halten – entweder persönlich oder mit zugeschalteten Teilnehmern. Ein moderner Raum kombiniert Möbel, Bildschirme, Audio, Kameras und eine gute Akustik, damit alle sehen, hören und sich einbringen können.

Wie kann ich Team-Meetings effizienter gestalten?

Klären Sie Zweck und Teilnehmer im Voraus und passen Sie den Raum an die Gruppengrösse an, damit niemand eingeengt wird oder verloren geht. Zuverlässige One-Touch-Technologie und eine gute Audioqualität sparen Zeit, die sonst bei der Einrichtung verloren geht. In lauten Umgebungen helfen Headsets, wie Erfahrungen aus dem Hochschulbereich zeigen.

Wie plane ich eine Videokonferenz richtig?

Nutzen Sie die von Ihrer Organisation freigegebene Plattform, da der EDÖB vor dem geschäftlichen Einsatz eine Datenschutz-Folgenabschätzung empfiehlt. Prüfen Sie anschliessend den Bildausschnitt der Kamera, die Mikrofonabdeckung sowie die Beleuchtung und führen Sie vor dem eigentlichen Meeting einen Testanruf mit einer externen Person durch.

Welche Meeting-Tools stehen zur Verfügung?

Zu den gängigen Raumsystemen gehören gemäss der Meetingraum-Übersicht von AVRON Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms und Google Meet sowie drahtlose Präsentationstools für BYOD. Wählen Sie die Lösung, die zu Ihren bestehenden Lizenzen, IT-Richtlinien und Support-Vereinbarungen passt.

Quellen

• AV-Planung Schweiz | Fachplanung, CAD, BIM, Akustik | AVRON AG
• Massnahmen für eine sichere Nutzung von Audio- und Videokonferenzlösungen
• Technologieempfehlungen für Sitzungsräume

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